Z dniem 1 stycznia 2023 roku weszły w życie przepisy ustawy o VAT umożliwiające uzyskanie statusu podatnika VAT i wspólne rozliczanie się przez kilka podmiotów w ramach tzw. grupy VAT.

Conditions for the establishment of a VAT group

1. Pursuant to Article.15a(2) of the VAT Act, a VAT group may include only entities that:

• have a registered office in the territory of Poland, or
• do not have a registered office in Poland, but there is a branch in the territory of Poland through which they conduct their business activity - such a branch may be a member of a VAT group.

2. Grupa VAT to grupa podmiotów powiązanych finansowo, ekonomicznie i organizacyjnie, która jest zarejestrowana jako podatnik podatku VAT.

• powiązania finansowe oznaczają, że jeden z podatników posiada ponad 50% udziałów (akcji) w kapitale zakładowym lub ponad 50% praw głosu w organach kontrolnych, stanowiących, zarządzających, lub ponad 50% prawa do udziału w zysku, każdego z pozostałych podmiotów będących członkami tej grupy,
• links of an economic nature are situations in which: the subject matter of the main activities of the members of the group is of the same nature, or the types of activities of individual members of the group are complementary and interdependent, or a member of the VAT group carries out activities that benefit other members of the VAT group,
• organizational links exist if the entities are under common management or organize their activities in concert.

3. Podmioty wchodzące w skład grupy VAT mają obowiązek sporządzenia umowy o jej utworzeniu na okres minimum 3 lat. Umowa taka wskazywać powinna:

• the name of the VAT group, together with the designation "VAT group" or "GV",
• the VAT group's representative, i.e. the entity representing the VAT group with respect to its duties (the representative shall register for VAT and VAT-EU purposes - if necessary, and apply to the Head of the Tax Office for the group's Tax Identification Number).

VAT settlement in the VAT group

• z chwilą uzyskania statusu podatnika, grupa VAT zobowiązana jest do wspólnego rozliczania podatku VAT i składania jednego zbiorczego pliku JPK z deklaracją, który uwzględnia rozliczenia z podmiotami innymi niż te z grupy. Podmiotem odpowiedzialnym za dopełnienie tego obowiązku jest przedstawiciel grupy,
• invoices are issued by the VAT group and contain identification data (name and TIN of the group),
• acquisitions made by one member of the group are acquisitions of the group, sales by one member of the group are sales of the group,
• transakcje dokonywane wewnątrz grupy nie podlegają opodatkowaniu (czynności takie nie powinny być dokumentowane fakturami, a notami księgowymi i nie są wykazywane w deklaracjach składanych przez grupę VAT),
• intra-group transactions are subject to inclusion in a separate, electronically maintained record.

Advantages and disadvantages of using joint accounting

• no taxation of transactions carried out between group members,
• simplification of documentation and administrative duties by minimizing the number of invoices issued (no invoices for intra-group transactions),
• submission of a single, collective JPK by the VAT group,
• increasing liquidity,
• abolishing the split payment mechanism for intra-group transactions,
• the disadvantage of operating in a VAT group is the risk of liability, which is joint and several. During the period when the VAT group has the status of a taxpayer and after losing this status, the members of the group are jointly and severally liable for the VAT group's VAT obligations,
• the disadvantage is the obligation to keep separate electronic intragroup records containing: the type and value of supplies of goods and services provided by a VAT group member to another member of the same VAT group.